Un software per la gestione degli ordini di beni e servizi sanitari da parte di un distretto di farmacia ospedaliera territoriale deve essere in grado di gestire l’intero processo di approvvigionamento, dalla richiesta iniziale fino alla ricezione e alla gestione dell’inventario. Deve inoltre garantire la conformità con le normative regionali e ministeriali e facilitare la comunicazione tra i vari attori coinvolti. Ecco un elenco dettagliato delle caratteristiche e funzionalità che un software di questo tipo dovrebbe avere:

1. Gestione degli Ordini

• Creazione degli Ordini: Strumenti per creare ordini di acquisto per farmaci, dispositivi medici e altri prodotti sanitari.
• Gestione delle Richieste: Sistema per gestire le richieste interne di beni e servizi provenienti dai vari reparti ospedalieri.
• Flussi di Approvazione: Workflow per l’approvazione degli ordini da parte dei responsabili autorizzati, con notifiche e promemoria automatici.
• Monitoraggio dello Stato degli Ordini: Tracciamento in tempo reale dello stato degli ordini, dalla creazione alla consegna.

2. Gestione dell’Inventario

• Registro dell’Inventario: Database per registrare e monitorare l’inventario dei beni e dei servizi disponibili.
• Controllo delle Scorte: Strumenti per monitorare i livelli di scorte e prevedere le necessità future, con notifiche automatiche per il riordino.
• Gestione della Scadenza: Sistema per monitorare le date di scadenza dei farmaci e dei prodotti sanitari, con avvisi automatici per evitare sprechi.

3. Logistica e Distribuzione

• Pianificazione delle Consegne: Funzionalità per pianificare e monitorare le consegne dei fornitori.
• Tracciabilità delle Consegne: Sistema per tracciare le consegne dei beni e servizi, con conferma di ricezione e gestione delle eventuali discrepanze.

4. Integrazione con Fornitori e Enti Regolatori

• Catalogo dei Fornitori: Database dei fornitori approvati, con informazioni sui prodotti offerti, prezzi e termini di consegna.
• Integrazione EDI (Electronic Data Interchange): Integrazione con i sistemi EDI per facilitare lo scambio elettronico di documenti con i fornitori.
• Conformità Normativa: Strumenti per garantire la conformità con le normative regionali e ministeriali, incluse le linee guida per l’approvvigionamento e la tracciabilità dei farmaci.

5. Reportistica e Analisi

• Dashboard Interattive: Dashboard per visualizzare e analizzare i dati sugli ordini, l’inventario e le consegne.
• Report Personalizzati: Strumenti per creare report personalizzati in base alle esigenze della farmacia ospedaliera e dei regolatori regionali e ministeriali.
• Analisi dei Costi: Funzionalità per analizzare i costi associati agli ordini e ottimizzare il budget.

6. Sicurezza e Privacy

• Autenticazione e Autorizzazione: Sistemi di autenticazione e autorizzazione per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai dati sensibili.
• Crittografia dei Dati: Crittografia delle informazioni per proteggere i dati sensibili relativi a ordini e inventario.
• Backup e Ripristino: Funzionalità di backup regolare e ripristino dei dati per garantire la continuità operativa.

7. Supporto Tecnologico e Accessibilità

• Interfaccia Utente Intuitiva: Un’interfaccia user-friendly che renda facile e intuitivo l’uso del sistema da parte di tutti gli utenti.
• Accessibilità: Conformità agli standard di accessibilità per garantire l’utilizzo del software da parte di persone con disabilità.
• Supporto Multilingue: Funzionalità per supportare più lingue, rendendo il software utilizzabile in contesti internazionali o multilingue.

8. Comunicazione e Collaborazione

• Messaggistica Interna: Sistema di messaggistica per facilitare la comunicazione tra i vari reparti della farmacia ospedaliera.
• Notifiche e Promemoria: Sistema di notifiche per tenere informati i responsabili sugli aggiornamenti degli ordini, le approvazioni e le consegne.

9. Gestione dei Flussi Ministeriali e Regionali

• Generazione dei Flussi: Strumenti per creare i flussi informativi richiesti dal Ministero della Salute e dalle Regioni, conformi alle specifiche tecniche stabilite.
• Invio Automatico: Funzionalità per l’invio automatico dei flussi informativi ai ministeri e alle regioni, con conferma di ricezione e gestione delle eventuali notifiche di errore.
• Storico degli Invii: Registro degli invii effettuati con dettaglio di date, orari e risposte ricevute.

10. Supporto e Manutenzione

• Assistenza Tecnica: Supporto tecnico per risolvere problemi e assistere gli utenti nell’utilizzo del software.
• Aggiornamenti Software: Politiche di aggiornamento per mantenere il software sicuro, conforme e all’avanguardia.