Il software include una serie di funzionalità essenziali per garantire un’efficace gestione, conservazione e recupero dei documenti. Ecco un elenco dettagliato delle sue caratteristiche:

1. Acquisizione e Importazione dei Documenti

• Scannerizzazione: Capacità di acquisire documenti cartacei tramite scanner e convertirli in formato digitale.
• Importazione di File: Funzionalità per importare documenti da varie fonti e in vari formati (es. PDF, DOC, XLS, JPEG).
• Importazione Massiva: Strumenti per l’importazione di grandi quantità di documenti in una sola volta.

2. Classificazione e Organizzazione dei Documenti

• Metadati: Sistema per aggiungere e gestire metadati associati ai documenti (es. titolo, autore, data di creazione).
• Cartelle e Categorie: Strutture per organizzare i documenti in cartelle, sottocartelle e categorie logiche.

3. Ricerca e Recupero

• Motore di Ricerca: Funzionalità di ricerca avanzata basata su parole chiave, metadati, contenuto del documento, ecc.
• Indicizzazione: Indicizzazione automatica dei documenti per facilitare il recupero rapido delle informazioni.

4. Sicurezza e Controllo degli Accessi

• Autenticazione e Autorizzazione: Sistema di controllo degli accessi basato su ruoli e permessi per garantire che solo gli utenti autorizzati possano visualizzare o modificare i documenti.
• Crittografia: Crittografia dei documenti sia in transito che a riposo per proteggere i dati sensibili.
• Backup e Ripristino: Funzionalità di backup automatico e ripristino dei documenti per prevenire la perdita di dati.

5. Conservazione a Norma

• Conformità Normativa: Strumenti per garantire che l’archiviazione dei documenti sia conforme alle normative vigenti (es. GDPR, CAD in Italia).
• Conservazione Sostitutiva: Capacità di conservare i documenti in formato digitale con valore legale, sostituendo l’archiviazione cartacea.

6. Gestione dei Flussi di Lavoro (Workflow)

• Automazione dei Processi: Strumenti per definire e automatizzare i flussi di lavoro documentali, come l’approvazione e la revisione dei documenti.
• Notifiche e Promemoria: Sistema di notifiche per avvisare gli utenti di scadenze, approvazioni necessarie e altre azioni.

7. Collaborazione

• Accesso Condiviso: Funzionalità per permettere la condivisione e la collaborazione sui documenti tra diversi utenti o team.
• Commenti e Annotazioni: Strumenti per aggiungere commenti, annotazioni e revisioni ai documenti.

8. Usabilità e Accessibilità

• Interfaccia Utente Intuitiva: Un’interfaccia user-friendly che renda facile e intuitivo l’uso del sistema per tutti gli utenti.
• Accessibilità: Conformità agli standard di accessibilità per garantire che il software sia utilizzabile anche da persone con disabilità.

9. Integrazione con Altri Sistemi

• API e Connettori: API e connettori per integrare il software con altri sistemi aziendali (es. ERP, CRM, gestionali).
• Sincronizzazione: Capacità di sincronizzare i documenti e i dati con altre piattaforme e applicazioni.

10. Audit e Tracciabilità

• Log delle Attività: Registrazione dettagliata di tutte le operazioni effettuate sui documenti per garantire la tracciabilità e l’auditabilità.
• Reportistica: Strumenti per generare report sull’utilizzo dei documenti, sulle attività degli utenti e sull’efficienza dei processi.

11. Supporto e Manutenzione

• Aggiornamenti Software: Politiche di aggiornamento per mantenere il software sicuro, conforme e all’avanguardia.
• Assistenza Tecnica: Supporto tecnico disponibile per risolvere problemi e assistere gli utenti.

Un software di archiviazione documentale con queste funzionalità può migliorare notevolmente l’efficienza e la sicurezza nella gestione dei documenti, garantendo al contempo la conformità alle normative e facilitando il lavoro collaborativo.