Software per la gestione di un protocollo che include una serie di funzionalità e caratteristiche atte a garantire l’efficace gestione dei documenti con finalità giuridico-probatorie e gestionali. Queste le sue caratteristiche:

1. Registrazione e Classificazione dei Documenti

• Registrazione di Protocollo: Funzionalità per registrare i documenti in entrata e in uscita, assegnando un numero di protocollo univoco e data.
• Classificazione dei Documenti: Capacità di classificare i documenti secondo uno schema predefinito (es. categorie, tipi di documento, argomenti).

2. Gestione dei Flussi Documentali

• Workflow di Approvazione: Strumenti per definire e gestire i processi di approvazione e revisione dei documenti.
• Tracciamento dei Documenti: Funzionalità per monitorare lo stato dei documenti all’interno del flusso di lavoro.

3. Conservazione e Archiviazione

• Archiviazione Elettronica: Sistemi per archiviare in modo sicuro i documenti, garantendo la loro integrità e accessibilità nel tempo.
• Conservazione a Norma: Rispetto delle normative sulla conservazione dei documenti digitali, come quelle stabilite dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) in Italia.

4. Sicurezza e Riservatezza

• Accesso Controllato: Sistema di autenticazione e autorizzazione per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai documenti e alle funzionalità del sistema.
• Crittografia dei Dati: Crittografia dei documenti e delle comunicazioni per proteggere i dati sensibili.